Strategia voi olla hyvin valmisteltu ja tärkeäksi koettu. Silti sen yhteys arjen työhön jää joskus ohueksi. Strategiasta puhutaan valmistelun ja hyväksymisen aikana, mutta sen jälkeen huomio siirtyy nopeasti muihin asioihin.
Olen huomannut, että yksi keskeinen este on jatkuvuuden puute. Jos strategiaa ei pidetä esillä, siitä ei keskustella eikä sen etenemistä seurata, se jää helposti erilliseksi asiakirjaksi. Arki täyttyy kiireellisistä asioista, eikä strategian toteuttamiselle ole varattu selkeää paikkaa.
Tavoitteet eivät myöskään vielä kerro, mitä niiden saavuttamiseksi pitäisi tehdä. On pysähdyttävä yhdessä pohtimaan keinoja ja toimintatapoja: mitä tavoite tarkoittaa käytännössä, mitä meidän pitää tehdä toisin ja miten pääsemme alkuun? Samalla pitää sopia, kuka vie asiaa eteenpäin ja millä aikataululla.
Ilman vastuita ja aikatauluja tekeminen jää helposti yleiselle tasolle. Ilman mittareita ja seurantaa taas on vaikea nähdä, eteneekö työ tai pitäisikö suuntaa tarkistaa. Strategian toimeenpano tarvitsee keskustelua ja yhteistä suunnittelua, mutta myös sovittuja käytäntöjä, jotka tuovat tekemisen näkyväksi.
Strategialle tarvitaan paikka kalenterissa
Omassa työssäni teimme johtoryhmän tavallisten kokousten rinnalle erilliset strategiset johtoryhmät. Niissä keskityttiin strategian toteutumiseen, ja mukana oli myös henkilöstön edustaja. Näin strategia sai oman, toistuvan keskustelupaikkansa johtamisen arjessa.
Ratkaisu sai kiitosta. Minulle se vahvisti ajatusta siitä, että strategian äärelle pitää palata säännöllisesti. Erillisessä tapaamisessa voidaan tarkastella, mitä on sovittu, mikä on edennyt ja missä tarvitaan uusia päätöksiä. Samalla henkilöstön näkökulma tulee mukaan keskusteluun siitä, miten strategia näkyy käytännön työssä.
Strategiatyö ei kuitenkaan kuulu vain johtoryhmälle. Myös hallituksen on tärkeää saada kuva siitä, miten strategiset päätökset etenevät. Meillä hallitukselle raportoitiin strategisista toimista, ja kerran vuodessa hallitus arvioi itse strategian toteutumista osana itsearviointiaan.
Tällainen tarkastelu auttaa kysymään, onko hallitus saanut riittävästi tietoa ja onko se omassa työssään tukenut strategian etenemistä. Vastuu toteutumisesta ei katoa organisaation arkeen, mutta hallituksen on hyvä tarkastella myös omaa osuuttaan.
Toimeenpano vaatii yhteistä työtä
Strategian vieminen arkeen ei tapahdu sillä, että se esitellään henkilöstölle tai jaetaan luettavaksi. Tarvitaan yhteistä tulkintaa siitä, mitä strategia merkitsee eri tehtävissä ja mitä se edellyttää toimintatavoilta. Sen jälkeen pitää sopia konkreettisista toimista, vastuista, aikatauluista ja seurannasta.
Tämä ei tarkoita, että kaiken pitäisi olla heti valmista tai että suunnitelman pitäisi olla yksityiskohtainen vuosiksi eteenpäin. Olennaista on, että sovituille asioille on omistajat ja että niiden etenemiseen palataan. Kun huomataan, ettei jokin toimi tai toimintaympäristö muuttuu, suunnitelmaa voidaan arvioida uudelleen.
Strategia alkaa näkyä arjessa silloin, kun siitä keskustellaan myös hyväksymisen jälkeen. Kun sovittua työtä suunnitellaan, seurataan ja arvioidaan yhdessä. Ja kun sekä johto että hallitus kantavat vastuunsa siitä, että suunta pysyy mukana päätöksissä ja toiminnassa.
Minulle tämä on strategian toimeenpanon ydin: strategialle täytyy tehdä tilaa johtamisessa ja arjen työssä. Muuten se jää helposti tavoitteeksi, jonka kaikki muistavat, mutta jonka toteutumisesta kukaan ei ehdi puhua.
Jos haluat pohtia, miten strategian tavoitteet ja päätökset saadaan osaksi arjen johtamista, tutustu sivuihin Strategian toimeenpano ja Strategiapulssi.