Kun kaikkea ei voi tehdä, yhteinen suunta ratkaisee

Työpäivä täyttyy helposti asioista, joihin on vastattava heti. Talous vaatii huomiota, asiakkaiden tarpeet muuttuvat ja henkilöstö tarvitsee ratkaisuja työnsä tueksi. Samalla pitäisi kehittää toimintaa ja valmistautua tulevaan.

Tällaisessa arjessa strategia voi tuntua kaukaiselta. Sen äärelle palataan sitten, kun kiire helpottaa.

Juuri silloin sitä kuitenkin tarvitaan. On voitava ratkaista, mikä on tärkeintä ja mihin rajallinen aika, osaaminen ja raha käytetään. Muuten kiire alkaa huomaamatta ohjata organisaation tulevaisuutta.

Miksi yhteistä suuntaa tarvitaan juuri nyt?

Suomen toimintaympäristössä on pitkäaikaisia paineita, jotka eivät poistu yhdellä säästöpäätöksellä. OECD nostaa vuoden 2025 Suomi-arviossaan esiin väestön ikääntymisen, julkisen talouden paineet ja heikon tuottavuuskehityksen. Samalla tarvitaan osaamista, investointeja ja uudistumista.

Organisaatioiden kannalta tämä merkitsee vaikeita valintoja. Nykyisestä toiminnasta on huolehdittava samalla, kun rakennetaan edellytyksiä tulevalle. Kaikkeen ei voi tarttua yhtä aikaa.

Minusta strategian merkitys näkyy juuri näissä valinnoissa. Sen pitäisi auttaa ymmärtämään, mitä varten organisaatio on olemassa, mitä sen on saatava aikaan ja mihin se seuraavaksi keskittyy. Yhtä tarpeellista on tunnistaa, mitä voidaan vähentää tai jättää tekemättä.

Jos jokainen uusi tarve lisätään entisten tehtävien päälle, yhteinen suunta voi hämärtyä. Ihmiset tekevät parhaansa, mutta eri puolilla organisaatiota työ voi kulkea eri suuntiin.

Tavoite tarvitsee yhteyden työhön

Strategian hyväksyminen on tärkeä päätös. Sen jälkeen alkaa työ, jossa tavoitteelle etsitään käytännön sisältö.

Jos tavoitteena on esimerkiksi sujuvampi palvelu, pitäisi päästä keskustelemaan siitä, missä asiakas joutuu odottamaan, missä tieto katkeaa ja mistä samat asiat joudutaan selvittämään uudelleen. Näin yleinen tavoite alkaa liittyä tunnistettavaan työhön.

Tätä tarkoitan toimeenpanolla. Sovitaan, mitä muutetaan, kuka vastaa etenemisestä ja millä voimavaroilla työ tehdään. Samalla ratkaistaan, kuka voi tehdä tarvittavat päätökset.

Strategian toimeenpanoa käsittelevä, 160 vertaisarvioitua tutkimusartikkelia kokoava katsaus nostaa esiin muun muassa viestinnän, osallistumisen, vastuiden ja käytännön toimien merkityksen. Katsaus ei osoita yhtä kaikissa organisaatioissa toimivaa onnistumisen kaavaa. Se auttaa kuitenkin näkemään, kuinka monesta toisiinsa liittyvästä asiasta toimeenpano rakentuu.

Siksi toimeenpanon vaikeuksia kannattaa tarkastella myös työn edellytysten kautta. Onko tavoitteelle varattu aikaa? Ovatko vastuut ymmärrettäviä? Tukevatko johtamisen käytännöt sitä, mitä halutaan saada aikaan?

Tuottavuus paranee työtä kehittämällä

Yksi strateginen tavoite voi olla tuottavuuden parantaminen. Silloin pitäisi ensin ymmärtää, mihin työaika kuluu ja mitä sillä saadaan aikaan.

Jos sama tieto kirjataan useaan paikkaan tai työn eteneminen odottaa toistuvasti päätöstä, kehittämisen kohde alkaa hahmottua. Aikaa kuluu, mutta asiakas tai työn seuraava vaihe ei vielä hyödy siitä.

Toimeenpano voisi alkaa yhden työprosessin tarkastelusta yhdessä henkilöstön kanssa. Selvitetään, missä työ takkuilee, ja sovitaan, mitä muutetaan. Muutokselle nimetään vastuuhenkilö ja sen vaikutuksia seurataan.

Jos päällekkäinen kirjaaminen vähenee, työaikaa voi vapautua asiakkaiden palveluun. Samalla on varmistettava, että tarvittava tieto säilyy ja työn laatu pysyy hyvänä. Pelkkä yhden työvaiheen nopeutuminen ei vielä kerro kokonaisuuden paranemisesta, jos työ siirtyy seuraavan työntekijän tehtäväksi.

Näin tuottavuuden parantaminen saa käytännön sisällön. Yhteys strategiaan syntyy siitä, että kehittämisellä on selkeä tarkoitus ja sen tuloksia arvioidaan suhteessa asetettuun tavoitteeseen.

Henkilöstön tieto kuuluu mukaan

Yhteinen tavoite saa eri tehtävissä erilaisen sisällön. Johto katsoo kokonaisuutta, työntekijä näkee läheltä, miten työ ja asiakkaan palvelu käytännössä etenevät. Näiden näkökulmien kohtaamiselle tarvitaan tilaa.

Henkilöstön osallistuminen voi tutkimuskatsauksen mukaan tukea sitoutumista ja tuoda tietoa toimeenpanon aikana. Viestinnässä olennaista on myös varmistaa, miten tavoite on ymmärretty.

Käytännössä tämä voisi tarkoittaa rauhallista keskustelua siitä, mitä tavoite omassa työssä edellyttää. Työntekijällä pitää olla mahdollisuus kertoa myös siitä, mikä estää etenemistä. Jos ongelma liittyy esimerkiksi epäselvään työnjakoon tai puuttuvaan päätökseen, sitä ei ratkaista pelkällä kehotuksella toimia tavoitteellisemmin.

Johtamisen tehtäväksi jää kuulla nämä havainnot ja tehdä niiden perusteella ratkaisuja.

Suuntaa on voitava myös tarkistaa

Epävarmassa tilanteessa strategian pitäisi auttaa arvioimaan muutoksia. Kaikkeen uuteen ei tarvitse reagoida vaihtamalla suuntaa, mutta alkuperäisestä suunnitelmasta ei myöskään kannata pitää kiinni, jos sen perusteet ovat muuttuneet.

Siksi etenemistä on tarkasteltava työn aikana. Pelkkä tieto tehtyjen toimenpiteiden määrästä ei vielä kerro, onko tavoiteltu hyöty syntynyt. Palvelun kehittämisessä pitäisi päästä katsomaan esimerkiksi sitä, helpottuiko asiointi tai vähenikö tarpeeton odottaminen.

Minusta seurannan tärkein tehtävä on auttaa tekemään seuraava hyvä päätös. Jos eteneminen pysähtyy, selvitetään syy. Jos kokeilu toimii, arvioidaan, miten sitä kannattaa jatkaa.

Tässä ajassa strategian merkitys liittyy kykyyn käyttää voimavarat harkiten ja uudistua niin, että työ säilyy ymmärrettävänä. Toimeenpano tuo tähän jatkuvuutta: sovittuihin asioihin palataan, esteitä ratkaistaan ja kokemuksista opitaan.

Strategian arvo alkaa näkyä silloin, kun se auttaa ratkaisemaan aivan tavallisen työpäivän valinnan.